Conformité et système d’alerte du Groupe Fuchs
Fuchs Gruppe souscrit à une conformité (compliance) efficace. La conformité signifie le respect du droit et de la législation, des règles internes de Fuchs Gruppe ainsi que la création de structures pour que Fuchs Gruppe, la Direction de l’entreprise ainsi que tous les collaborateurs puissent se comporter dans le respect du droit. Le médiateur Conformité et le système de signalement de violation certifié selon la norme ISO 27001 www.safewhistle.info sont partie intégrante du système de conformité et de la culture de conformité de Fuchs Gruppe.
Système d’alerte et règlement intérieur du groupe Fuchs dans d’autres langues :
Pourquoi le groupe Fuchs a-t-il nommé un médiateur de la conformité ?
Vos signalements nous aident à contrecarrer à un stade précoce les infractions au droit en vigueur ou aux directives internes de Fuchs Gruppe et à prévenir les dommages que pourraient subir nos collaborateurs, nos partenaires commerciaux, des tiers et également Fuchs Gruppe. C’est la raison pour laquelle Fuchs Gruppe a désigné comme médiateur Conformité Monsieur Dr. Johannes Dilling, avocat et interlocuteur externe, indépendant et impartial auquel peuvent s’adresser des collaborateurs, des partenaires commerciaux et des tiers lorsqu’ils disposent d’indices laissant penser que le droit en vigueur ou des prescriptions internes de Fuchs Gruppe ont été violés.
Les données de contact sont les suivantes :
Avocat Dr. Johannes Dilling
Landgrafenstrasse 49
50931 Cologne, Allemagne
Tél. : +49 (0) 221 933 107 40
Téléphone portable : +49 (0) 163 347 6111
Télécopie : +49 (0) 221 933 107 42
Référence Threema : 3PX6278J
Courriel : info@ra-dilling.de ; RADilling@protonmail.com
Quels auteurs de signalement de violation sont protégés ?
Toute personne de bonne foi est autorisée à donner des signalements. Les auteurs de signalement de bonne foi sont protégés par les présentes règles de procédure. Une personne est de bonne foi lorsqu’à la date du signalement elle part du principe que les informations qu’elle a transmises sont véridiques.
Quelles sont les infractions pertinentes ?
Sont pertinentes toutes les infractions au droit en vigueur, notamment dans le domaine de la criminalité économique ou de violations en relation avec les droits de l’homme et l’environnement, et plus particulièrement au titre de l’article 2 paragraphes 2 et 3 de la loi sur le devoir de diligence dans les chaînes logistiques. Mais il est également possible de signaler des infractions aux prescriptions internes de Fuchs Gruppe.
En revanche, si vous avez une question sur votre commande, voulez faire une réclamation sur un produit, n’êtes pas satisfaits de nos prestations ou de notre service ou si vous avez d’autres questions, veuillez utiliser nos coordonnées habituelles.
Comment donner un signalement ?
Veuillez indiquer au médiateur Conformité ce qui s’est passé :
- dans quelle entreprise ou partie d’entreprise
- quoi
- quand
- où
- avec quels acteurs
Le médiateur Conformité souhaite également savoir quelles sont les autres personnes - qui ne sont éventuellement pas impliquées dans les faits concrets - en ont connaissance et s’il existe des documents y afférents (p. ex. des messages électroniques, des photos).
Avant de donner le signalement, veuillez examiner minutieusement si les indications que vous faites sont également exactes sur le fond. Vous ne devez notamment pas donner d’indications dont vous savez qu’elles sont incorrectes.
Veuillez également indiquer au médiateur Conformité comment il peut vous joindre s’il a des questions.
Quels sont les coûts liés à un signalement ?
L’auteur du signalement de violation n’a pas de coûts à assumer lorsqu’il donne un signalement.
Comment dois-je me comporter si je ne suis pas sûr qu’il s’agisse d’une violation pertinente ?
Si vous n’êtes pas sûr de vous, veuillez utiliser des formules telles que « Je crois... », « Je pense qu’il est possible.. »
En cas d’incertitudes au niveau de la présentation, de l’évaluation et/ou de la procédure à suivre, vous pouvez en parler auparavant avec le médiateur Conformité - également sous une forme anonyme - et gratuitement.
Dois-je dévoiler mon identité lorsque je signale une infraction ?
S’ils le souhaitent, les auteurs de signalement restent anonymes. Les auteurs de signalement peuvent convenir avec le médiateur Conformité de la manière dont ils peuvent être joints par le médiateur s’ils souhaitent rester anonymes. Même en cas de signalement anonyme, il ne doit pas être transmis d’informations erronées. Les auteurs de signalement peuvent demander au Dr. Dilling, avocat, de ne pas transmettre l’identité dont il a connaissance à Fuchs Gruppe.
Comment est protégée l’identité de l’auteur de signalement ?
Les auteurs de signalement peuvent exiger du médiateur Conformité qu’il protège leur identité et qu’il ne transmette à Fuchs Gruppe ni leur identité ni d’autres informations permettant de les identifier.
En tant qu’avocat, Dr. Johannes Dilling doit respecter le secret professionnel et ne peut pas transmettre à des tiers l’identité de l’auteur de signalement dont il a connaissance sans s’exposer à des sanctions. Monsieur Dr. Dilling a pris des mesures techniques et organisationnelles adéquates pour protéger les signalements lui parvenant de manière à ce que des tiers ne puissent pas y accéder.
Les informations que Monsieur Dr. Dilling transmet à Fuchs Gruppe sont également traitées avec confidentialité et protégées au sein du Groupe. Les personnes responsables du traitement des signalements au sein de Fuchs Gruppe sont tenues par la loi au respect des règles de confidentialité pour autant que la violation soit signalée porte en relation avec les droits de l’homme et l’environnement. Elles sont également tenues contractuellement à traiter avec confidentialité les signalements transmis et notamment l’identité de l’auteur du signalement. En outre, les personnes responsables du traitement des signalements au sein de Fuchs Gruppe sont indépendantes et ne sont liées à aucune instruction. Elles ne reçoivent ni de la Direction de l’entreprise ni du conseil d’entreprise d’instructions fondamentales ou procédurales quant à la réalisation d’une procédure, p. ex. sur le type, l’ampleur de la procédure ou sa clôture. Fuchs Gruppe prend des mesures d’ordre organisationnel pour s’assurer que seules les personnes responsables du traitement des signalements puissent avoir accès aux signalements et aux documents soumis dans ce cadre.
Sans consentement de l’auteur du signalement, Fuchs Gruppe ne doit pas, même dans le cadre du traitement des signalements en interne, transmettre l’identité de l’auteur du signalement ni des faits permettant d’identifier l’auteur du signalement.
La protection de la confidentialité de l’identité est-elle absolue ?
Non, elle ne l’est pas.
D’une part, la loi sur la protection des auteurs de signalements prévoit dans son article 9 paragraphe 2 des dérogations au principe de confidentialité qui permettent par exemple de transmettre l’identité d’un auteur de signalement à une autorité judiciaire si celle-ci le demande. Il est fait expressément référence à l’article 9 paragraphe 2 de la loi sur la protection des auteurs de signalements (HinSchG).
Par ailleurs, seules bénéficient de la protection de la confidentialité les personnes qui sont de bonne foi et qui donc ne transmettent pas d’informations erronées, que ce soit intentionnellement ou par négligence grave. Un auteur de signalement qui transmet des informations erronées, que ce soit intentionnellement ou par négligence grave, doit s’attendre à ce que son identité soit dévoilée via une demande de renseignement de la personne concernée et à ce que cette dernière fasse valoir des dommages et intérêts.
Pour finir, ni Monsieur Dr. Dilling ni Fuchs Gruppe ne bénéficient d’une protection contre les saisies ; en cas d’investigation officielle, les autorités ont le droit de saisir/confisquer des documents dont ressort l’identité de l’auteur du signalement.
Pour cette raison, il est recommandé aux auteurs de signalement qui craignent que leur identité soit divulguée de faire leur signalement sous une forme anonyme. Même en cas de signalement anonyme, il ne doit pas être transmis d’informations erronées.
Si vous n’êtes pas sûr de vous, procédez de la manière suivante : Veuillez utiliser des formules telles que « Je crois... », « Je pense qu’il est possible.. », « Il se peut que … »
Dois-je craindre des inconvénients au niveau professionnel lorsque je signale une infraction ?
Non, les désavantages professionnels et les représailles à l’encontre d’auteurs de signalement sont strictement interdits. Le code de Fuchs Gruppe s’appliquant aux fournisseurs contient par ailleurs des réglementations interdisant aux fournisseurs de Fuchs Gruppe d’exercer des représailles lorsque des personnes signalent une violation. Cette clause s’applique également en cas de menace ou de tentative d’exercer des représailles. Les mesures de rétorsion prises à la suite de signalements ne sont pas tolérées. Les auteurs de signalement sont encouragés à s’exprimer s’ils se voient exposés à des désavantages et des représailles de la part de collaborateurs de Fuchs Gruppe ou de fournisseurs de Fuchs Gruppe parce qu’ils ont signalé une infraction de bonne foi. Dans ce cadre, Fuchs Gruppe réagira de manière adéquate (p. ex. par un avertissement, la réalisation d’un atelier, une demande de réparation) à l’action de ces collaborateurs ou fournisseurs.
Dans le cadre de la procédure de déclaration et également à la fin de cette procédure, le médiateur Conformité prendra contact avec les auteurs de signalement si ceux-ci ont été exposés à des représailles de la part de collaborateurs de Fuchs Gruppe ou de fournisseurs de Fuchs Gruppe à la suite du signalement.
Même après clôture de la procédure, les auteurs de signalements peuvent indiquer au médiateur Conformité qu’ils ont été exposés à des représailles de la part de collaborateurs ou de fournisseurs de Fuchs Gruppe à la suite du signalement.
Quelle est la position du médiateur Conformité ?
Le médiateur Conformité n’est pas une instance arbitrale en cas de différends. Le mandat est conclu uniquement entre l’entreprise et le médiateur Conformité. Néanmoins, le médiateur Conformité est impartial et n’est pas lié aux instructions de Fuchs Gruppe. En tant qu’avocat, le médiateur Conformité est d’ores et déjà tenu par la loi au principe de confidentialité.
Qu’advient-il du signalement ?
Le médiateur Conformité informe l’auteur du signalement dans les 24 heures que le signalement lui est parvenu. Le médiateur Conformité clarifie avec l’auteur du signalement les faits, les attentes de l’auteur du signalement en matière de mesures de prévention ou de mesures correctives envisageables et examine si le signalement relève du champ d’application de la procédure de recours et notamment s’il s’agit de la violation d’une obligation en relation avec les droits de l’homme ou l’environnement au sens de l’article 2 paragraphes 2 et 3 de la loi sur le devoir de diligence dans les chaînes logistiques. Si le médiateur Conformité ne constate pas d’infraction pertinente, il en indique les raisons à l’auteur du signalement. En revanche, s’il apparaît qu’une infraction pertinente peut avoir été commise, le médiateur Conformité traite le signalement et le transmet confidentiellement à l’agent de conformité de Fuchs Gruppe. L’agent de conformité de Fuchs Gruppe décide, le cas échéant avec la Direction de l'entreprise, de la manière de gérer ce signalement. S’il existe des indices suffisamment concrets d’infractions au droit ou aux directives, ces derniers sont examinés en interne afin d’identifier une éventuelle irrégularité et d’y mettre fin. Ceci se fait également en général de manière confidentielle et discrète pour sauvegarder les intérêts de l’auteur du signalement et des personnes concernées par le signalement. Dans les trois mois suivant le signalement au plus tard, le médiateur Conformité donne un retour d’informations à l’auteur du signalement et lui indique s’il a été possible de constater l’infraction signalée. Si ceci est le cas, il est mis fin à l’infraction. Les attentes de l’auteur du signalement sont prises en compte dans ce cadre. L’auteur du signalement est encouragé à s’exprimer s’il pense que les mesures correctives prises ne sont pas suffisantes.
Comment puis-je joindre le médiateur Conformité ?
Vous pouvez contacter le médiateur Conformité de multiples manières (téléphone, message électronique, courrier ou via le système de signalement www.safewhistle.info). Le médiateur Conformité est également à disposition pour des entretiens personnels avec des auteurs de signalements, sur demande également dans le cadre d’une transmission du son et des images. Si vous souhaitez une communication chiffrée, vous pouvez également utiliser les applications de messagerie Signal et Threema et joindre ainsi le médiateur Conformité. Il est également possible d’envoyer des messages électroniques chiffrés au médiateur Conformité via Protonmail à l’adresse suivante :
RADilling@protonmail.com
Les coordonnées sont les suivantes :
Dr. Johannes Dilling, avocat
Landgrafenstrasse 49
50931 Cologne (Allemagne)
Téléphone : +49 (0) 221 933 107 40
Mobile : +49 (0) 163 347 6111
Fax : +49 (0) 221 933 107 42
www.ra-dilling.de www.safewhistle.info
ID Threema : 3PX6278J
Adresse électronique : info@ra-dilling.de ; RADilling@protonmail.com
Via le portail d’auteurs de signalement www.safewhistle.info, les services de messagerie qui y sont consignés, par message électronique ou par courrier postal, les auteurs de signalement peuvent signaler des infractions dans l’une des langues proposées.
De la même manière, les auteurs de signalements peuvent exiger du médiateur Conformité qu’un interprète tenu à la confidentialité participe à un rendez-vous personnel avec le médiateur Conformité à charge de Fuchs Gruppe. Cet interprète traduit à partir de la langue et dans la langue maternelle de l’auteur du signalement.
Si l’auteur d’un signalement le souhaite particulièrement, Fuchs Gruppe engage à ses frais une médiatrice Conformité comme interlocutrice
Services de déclaration externes
Les auteurs de signalements peuvent, s’ils le souhaitent, envoyer des informations sur des infractions à des services de déclaration externes.
- Bundesamt für Justiz
Bundesamt für Justiz (Office fédéral de la justice)
Adenauerallee 99 – 103
53113 Bonn (Allemagne).
Vous trouverez des informations sur la procédure de déclaration auprès de l’Office fédéral de la justice, auxquelles il est fait référence conformément à l’article 24 paragraphe 4 phrases 1, 2 HinSchG, sur le site
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes.html
Vous trouverez la procédure de déclaration en ligne sous le lien suivant :
https://www.bundesjustizamt.de/DE/MeldestelledesBundes/MeldestelledesBundes_node.html
2. Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin)
Le service de déclaration externe compétent conformément à l’article 21 n° 1 et n° 2 HinSchG est le
Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht (BaFin) - Office allemand de surveillance des établissements financiers
Graurheindorfer Strasse 108
53117 Bonn, Allemagne
Vous trouverez des informations sur la procédure de déclaration auprès de la Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht, auxquelles il est fait référence conformément à l’article 24 paragraphe 4 phrases 1, 2 HinSchG, sur le site
https://www.bafin.de/DE/DieBaFin/Hinweisgeberstelle/hinweisgeberstelle_node.html
Vous trouverez la procédure de déclaration en ligne sous le lien suivant :
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/clientInfo?cin=2BaF6&c=-1&language=ger
3. Bundeskartellamt
Le service de déclaration externe compétent conformément à l’article 22 paragraphe 1 HinSchG est le
Bundeskartellamt (Office fédéral de lutte contre les cartels)
Kaiser-Friedrich-Strasse 16
53113 Bonn (Allemagne)
Les infractions peuvent être signalées en tout temps, indépendamment de l’issue d’une procédure sur une déclaration interne. Vous trouverez des informations sur la procédure de déclaration auprès du Bundeskartellamt, auxquelles il est fait référence conformément à l’article 24 paragraphe 4 phrases 1, 2 HinSchG, sur le site
https://www.bkms-system.net/bkwebanon/report/channels?id=bkarta&language=ger
Vous trouverez la procédure de déclaration en ligne sous le lien suivant :
4. Office européen de lutte antifraude
Par ailleurs, les auteurs de signalement - sous forme anonyme s’ils le souhaitent - peuvent signaler d’éventuelles escroqueries ou d’autres irrégularités graves ayant des impacts potentiellement négatifs sur les fonds européens à l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) :
Commission européenne
Office européen de lutte antifraude (OLAF)
1049 Bruxelles
Vous trouverez des informations sur la procédure de déclaration auprès de l’Office européen de lutte antifraude, auxquelles il est fait référence conformément à l’article 24 paragraphe 4 phrases 1, 2 HinSchG, ainsi que sur la procédure de déclaration en ligne sur le site :
https://anti-fraud.ec.europa.eu/index_de